前回の会計に関する記事に追加です。
それと、
バザーの達人BBSに書き込んだものですが、
よいちょさんのオススメもあって、
会計報告の内容と、委員引継ぎ事項としての会計報告をアップしました。
過去記事に被る部分もありますが、しつこくもう1度書きます!(爆)
(文章はBBSの焼き直しです。)
=引継ぎのポイント=1)プリント(発行物)・・・発行順に番号を打ってひとまとめにしておく
※もう1部コピーをとって、
引継ぎノートの該当部分に貼ってあげておくのもいいですね
2)引継ぎノートの書き方・・見出しを付けて、
その日決めた事と次回までにやった事を記録
〔見出し〕=○月○日 第○回話し合い
○○班作業日 など
〔記録〕=・その日決めた事&やった事(作業内容)
例)買出し・・何を何処へ
(数量/価格)
製作物・・手作り品
ゲーム(大道具/景品パック)
前売り券印刷&配布準備作業
プリント原案作成
受け持ち仕事の割り振り&内容
その際に、ここが重要なんですが・・・
故この時期(○月○日まで・・のような締め切り)に
この仕事をやらなければならないか?!の説明を先に入れておく!! う〜ん、わかりにくいですねぇ・・・
たとえば、
夏休み直前にプリントを1枚出すとしましょう。
(休み期間中に提供品・手作り品のご用意のお願い・
2学期最初の回収日案内など)
そうすると、そのプリントの原稿を作るのはその前になるでしょ?
話し合って決めなきゃいけない事や
学校サイドにチェックいれてもらう為のゆとりも日数に入れて
さかのぼって計算すると、
大体プリント発行予定日の○日までには製作にはいらないと・・
ってのがわかりますよね。
実は初めての方はここらでひっかかるんです! 単に引き継ぎノートもらっただけだと、
その時期になってみると前から順々にしか見ないから
間際になってバタついてしまいがち・・・(>_<)
(役員経験者は比較的先を考えて行動してくれるので
先のページをチェックして逆算して動いてくれるようですが・・)
私はノートに、
「※プリント1原案製作→○月○日までに発行!」って
目立つように色変えて書いてました 3)やってみてよかった事&失敗した事&無理だった事を、
その理由も含めて書く! これも、と〜っても役に立ちます! 特に出来ない事&失敗は(笑)
※二箇所に書いておくととっても親切です!
ノート最後に〔反省点/申し送り事項〕として
まとめて箇条書きで。
それと、
日にち毎に追って書いてるページにも、
「☆CHECK!!」みたいに吹き出し風に簡潔に書いて
忘れないように促してあげます(^v^)v
このやり方は本当に助かると思いますよ♪
4)会計(予算)報告 *食販=・○人分用意して○人分余った(足りなかった)
・1人分○円×○人分・・の記述もあるとあたりが付けやすい
*提供品=・ラッピング&手作り材料にいくら位かけたか
手作りの材料にいくら程度かけたか書いておくと、
「これ位の売り上げ予定には材料費は○円位」がわかる
まったく予備知識がない方には見当がつきにくいものです *ゲーム=・ゲーム仕入れ&景品仕入れ
(○人分として△個=○△円・・も書いておく)
*収益金で購入した物とその額
その他、
保護者&園・学校から購入希望の声が上がっていた物も
おまけで書いておくと来期の参考にも(~o~)v
以上の4点は是非がんばって引き継いで欲しいな〜と思います。
あと、1枚プリントで1年の活動の流れなんかを渡しておくといいですね。
特に、バザー経験のない方には必要ですね。
* 〜 * 〜 * 〜 * 〜 * 〜 * 〜 *
=保護者への会計報告= ・総売上・・・・出来れば手作り提供品/食販/ゲーム
それぞれの報告も。
・必要経費・・・一般経費(バザー全体での事務費)
手作り材料費&ラッピング等経費
食販材料費&器などの経費/ゲーム仕入れ費など
・純利益・・・・総売上から経費を引いた利益
(実際に還元できるお金)
・収益金で購入した物とその額
《例》
経費 売り上げ 純利益額
事務費 ○○ −
提供品 ○○ △△△
手作り品 ○○ △△△
ゲーム ○○ △△△
食販 ○○ △△△
合計 ○○○ △△△△ ¥○△○△○
・・・・と、こんな感じのとこが多いのでは?
こうやって具体的に数字で見せられると、
『ああ、この売り上げの○円分は私が協力したのよ〜』って、
なんとなくいい気分にもなったりします(爆)
手作り品や提供品が経費(材料費)が少なく、
いかに大切か?!ってのを認識して頂くにも一役買うわけです(笑)
※『皆様のご協力のおかげで・・』と、
経費が抑えられ、いかに純利益が上がったかのお礼も忘れずに添えましょう♪
仮にそうでなくっても、そう書きます(爆)
ちょっとまとまりの悪い文章になってしまいましたm(__)m
もう少し詳しい〔引継ぎ〕は
【バザー・そのほかのこと】〜引継ぎの要点について♪〜に書いていますのでそちらも参考にど〜ぞ♪